العمل المؤسسي بين الفردية و فريق العمل
• إعلم :
• لو وضعت أعظم خطة و أنزلت أحسن منهاج في غياب العمل المؤسسي و فريق العمل و عمل الفريق فإنك لن تجني إلا الفشل و لوم العاملين على القاعدين و تعدد المسؤوليات على الفرد الواحد .
تعريف فريق العمل و أركانه
• فريق العمل هو مجموعة من الأفراد جمعتهم فكرة و أهداف مشتركة يقودهم مسؤول منهم و يعملون بمنهجية و نظام .
فريق العمل = قائد + أهداف الفريق + أعضاء الفريق +
طريقة إدارة الفريق + لائحة النظام الداخلي
• مراحل بناء الفريق
• 1- إستلام خطاب التكليف بالمهمة و دراسة المهمة .
• 2- تحليل المهمة و توصيفها لمهام فرعية و تحديد الاحتياجات اللازمة لكل مهمة .
• 3- ترشيح و اختيار الفريق قيادة و أعضاء .
• 4- شرح المهمة للفريق و توزيع الأدوار و الاختصاصات .
• 5- إعداد الفريق و تأهيله .
• 6- التنفيذ و المتابعة و التحفيز و التقويم .
• لماذا فريق العمل و عمل الفريق ؟
• لأن يد الله مع الجماعة ، و لا تجتمع أمتي على ضلالة و شاورهم في الأمر ( مشروعية عمل الفريق ) .
• التعاون و التضامن في تحمل المسؤولية .
• تبادل المعلومات و الخبرات و من ثم زيادة فرص الوصول إلى أحسن الحلول .
• تنمية روح العمل الجماعي و تمتين الروابط الأخوية .
• بعث روح التنافس في الخير و العمل و البذل ( القدوة ) .
• تقبل الرأي و الرأي الآخر و ترسيخ قيمة الحوار .
• ضمان ديمومة العمل و لو غاب أحيانا حتى القائد .
• تعلم التفكير بمنطق البدائل ( سعة الأفق ) .
• إكتشاف الطاقات و الكفاءات و القيادات الجديدة .
• و لعل كذلك من أهم الأسباب : تفعيل آلية المتابعة و التقويم .
عناصر الفريق
• أولا : الفكرة
• أن تكون فكرة واضحة و محددة ( FOCUS ) .
• أن تكون فكرة متميزة و مبدعة ( جديدة ) و تسد الثغرة .
• لا بد أن تكون الفكرة واضحة للمسؤول الأول و كذلك واضحة و مقبولة عند كل المسؤولين بل و عند كل الأفراد و يكون الجميع متحمسا لها .
• ثانيا : المشروعية
• المشروعية الشرعية .
• المشروعية القانونية .
• المشروعية الشعبية ( كثرة الأنصار و المؤيدين ) .
• ثالثا : القيادة
• أن تحظى القيادة بالاحترام : و مصدر الاحترام ( العلم – قوة الشخصية و القدرات الذاتية في الاتصال و الربط و أخذ القرار – شرعية الانتخابات – الشرعية التاريخية ) .
• وضوح الرؤية و القدرة على إدارة الفريق .
• القناعة و الحماس و الرغبة الشديدة لتحقيق رؤية و أهداف الفريق
• درجة من التفرغ تكفي لإدارة و قيادة الفريق ، و خاصة في بداية المشوار و هي الفترة الغير قابلة للتفويض .
• إذا كانت المؤسسة بحجم كبير جدا فمن الأحسن أن تكون القيادة جماعية
• أركان القيادة :
• نستنتج من تعريف القيادة : ( عملية تحريك الناس نحو الهدف )
أن للقيادة ثلاثة أركان :
الركن الأول : الهدف ( الرؤية المستقبلية )
أن تبين للناس و الأتباع الهدف المنشود و الذي سيعيشون
و ينقادون للوصول إليه .
صفات الرؤية الجيدة :
هي توضح صورة المستقبل المنشود في حماسة و مثالية و علم ، محاطة بروح التفاؤل و الصبر . ( رغم مرارة الواقع و صعوبته )
• الركن الثاني : الناس ( الأتباع المخلصون )
• قال وارين بلانك :
“ الأتباع هم الحلفاء الذين يمثلون الوجه الآخر و الضروري لعملية القيادة ” .
• قال مونتكمري :
“ إن الاختيار الأمثل للقائد هو أن يترك وراءه رجالا آخرين لديهم العقيدة و الرغبة للاستمرار بعده ” .
الركن الثالث : عملية التحريك ( التشجيع و التحفيز )
• الصفات الخمس للقائد الفعال
الصفة الأولى : القوة الخارقة ( الرؤية الراشدة )
الصفة الثانية : التوازن ( في الطاقات الأربع : العقل – الجسد – العاطفة – الروح )
و أدناها ما قاله الإمام الشهيد في مواصفات الفرد المسلم التي يسعى الإخوان لغرسها في كل فرد و هي أن يكون :
( قوي الجسم ، متين الخلق ، مثقف الفكر ، قادرا على الكسب ، سليم العقيدة ، صحيح العبادة ، مجاهدا لنفسه ، حريصا على وقته ، منظما في شؤونه ، نافعا لغيره ) .
• الصفة الثالثة : المهارة في التعامل مع الناس .
- الفهم و الاتصال ( فن الانصات – الإحساس بمشاعرهم )
- التأثير و التحفيز ( الألفة – الإقناع – التشجيع – التفويض )
• الصفة الرابعة : التحكم :
• 1 .( قوة الضبط – المتابعة ) .
قال عمر : أرأيتم إذا استعملت عليكم خير من أعلم ، ثم أمرته بالعدل ، أكنت قضيت ما علي ؟ قالوا : نعم .
قال : لا حتى أنظر في عمله ، أعمل بما أمرته أم لا ؟
2.( الشجاعة و الذكاء و حسن الإدارة )
3 . ( المشاورة و التثبت و التبين )
الصفة الخامسة : معرفة الرجال ( الرجل المناسب في المكان المناسب )
- إدارة التكامل : تكوين فريق العمل – إدارة التناوب
- إدارة الأزمات .
ملاحظة هامة : كل هذه الصفات تحتاج منا دورات في كيفية إكسابها و إكتسابها و التدرب عليها بالممارسة .
• رابعا : المال
• كل المؤسسات تهدف إلى الربح ، سواء كان الربح زيادة في المال كما هو حال المؤسسات التجارية ، أو زيادة الأنصار كما هو حال المؤسسات الدعوية و الخيرية .
• قاعدة الربح : الربح = الإيراد – المصروف
• خامسا : السمعة
• هي مزاجية نوعا ما و صعبة القياس و هي قضية تقديرية يقدرها أصحاب العقول الراجحة من داخل المؤسسة أو خارجها ، في شكل سبر آراء أو استبيان
• دور السمعة الجيدة :
- ترفع معنويات أفراد المؤسسة و تثبتهم و تزيد من ولائهم .
- تجلب إلى المؤسسة أنصارا جددا .
- تحرك أفراد المؤسسة المتوقفين و ترجع إلى صفوفها كثيرا من المنشقين .
• مسألة مهمة : العلاقة بين سمعة المؤسسة و حقيقتها الداخلية
- سمعة ↖ و حقيقة ↙ ← لا بد من مراجعة الوضع الداخلي و تحسينه .
- سمعة ↙ و حقيقة ↖ ← لا بد من تسويق جيد لمؤسستك ) دعاية – إعلام – علاقات عامة – عمل جواري ( .
• سادسا : القدرة
• 1- القدرة على اتخاذ القرار بدون تدخل خارجي :
- الإدارة التنفيذية هل لها حرية القرار أم لا بد لها من الرجوع في كل صغيرة و كبيرة إلى القيادة العليا !
إذا كان الرجوع كثيرا فالمؤسسة غير قادرة .
- لا بد من وضوح الصلاحيات و المهام ) نظام داخلي ( .
• 2- القدرة على تحقيق الأهداف :
لايكفي أن تكون المؤسسة قادرة على تحقيق الأهداف الموضوعة فقط ، بل لا بد أن تكون لها مرونة في القدرة بحيث تستطيع أن تغطي على الأقل 25 % من الزيادة في الأهداف الموضوعة ماديا و بشريا ) عدة و عددا ( .
• سابعا : العاملون ( أعضاء المؤسسة )
• 1- من ناحية العدد : لا بد من توفير العدد الكافي و الضروري .
• 2- من ناحية الكفاءة لإنجاز المهام :
- كفاءة فنية ( CV ) كل حسب اختصاصه .
- الأمانة ( الخلق و السمعة الطيبة ) .
- شخصية الفرد ( القدرة على العمل في فريق عمل ) .
مشكلة : الدراسات بينت أن 80% من الأعضاء يوظفون بالنظر إلى كفاءتهم ، و لكن في المقابل 85% منهم يفصلون أو يستقيلون بسبب الأمانة و شخصية الفرد ( عدم تأقلمه مع المجموعة ) .
مسألة : كيف تحفز العاملين ؟
- أشركهم ، حاورهم ، شاورهم ( لا تتعامل معهم بالأوامر فقط ) .
- أعطهم الصلاحيات ( أشعره بأنه صاحب المؤسسة : المقر هل تشعر فعلا أنه مثل دارك ؟ و تصونه كما تصون بيتك ؟
• واجبات أعضاء الفريق
• 1- الإيمان بوجوب العمل في فريق و العمل بروح التعاون و التكامل .
عصير الليمون = الليمون ( حامض ) + الماء ( عادي ) +
السكر ( لا يؤكل وحده ) + الثلج .
• 2- قبول الرأي الآخر و الالتزام برأي الفريق .
• 3- حب الأعضاء الذين يعمل معهم و على رأسهم القائد .
• 4- الاستعداد الكامل للنمو و الارتقاء و التفاعل مع برامج التدريب.
• 5- تطهير النفس من القنابل الموقوتة الثلاث :
“ إذا رأيت : شحا مطاعا و هوى متبعا و إعجاب كل ذي رأي برأيه ، فالزم دارك ”
• ثامنا : لوائح و نظم العمل
• التوصيف الوظيفي ( تحديد المهام ) .
• القانون الأساسي و النظام الداخلي و لوائح الإنضباط .
تاسعا : الخطط و البرامج
عاشرا : المقر ( المكان )
- موقع المقر : مكان ظاهر يسهل الوصول إليه .
- كن مبحبحا في عدد الغرف و صالة كبيرة ( سعة المقر ) .
- أصرف على تجهيزه جيدا لتريح العاملين فيكون مردودهم أكبر .
• في الختام إعلم :
الدراسات تقول أن الذي يركز على النقاط الأربعة التالية يستطيع أن ينافس في الألفية الجديدة و غيره إلى زوال :
1- تطوير الأعضاء باستمرار ( التدريب على المهارات المختلفة ) .
2- تطوير التكنولوجيا باستمرار ( انترنت – حواسيب -...) .
3- خدمة الناس باستمرار لجلب ولاءاتهم .
4- الإبداع و التجديد .
